TERMES DE REFERENCE RELATIFS A L’INSTALLATION D’UN LOGICIEL COMPTABLE
- Introduction
Action Communautaire pour la Santé (ACS) est une association togolaise à vocation humanitaire située dans la région sanitaire du Grand Lomé. Elle est Créée en juillet 1998 par les personnes vivant avec le VIH (PVVIH) et des professionnels de santé engagés pour répondre à cette période à l’insuffisance de la prise en charge des personnes infectées et affectées par le VIH/Sida. Sa mission est d’améliorer la qualité de vie de la population en général, des personnes défavorisées en particulier notamment des PVVIH par des actions à assise communautaire et participative. Les cibles de ACS sont les PVVIH, les populations clés (HSH, PS, détenus), les jeunes et adolescents et la population générale à travers l’offre de soins diversifiés.
- Contexte et justification
Depuis le 1er janvier 2024, le Togo est rentré dans un nouveau système comptable des entités à but non lucratif (SYCEBNL). L’une des obligations du SYCEBNL est la mise en place d’une comptabilité saine. La tenue de la comptabilité devra se faire à partir d’un logiciel de comptabilité qui permet de tenir le journal de toute la comptabilité de ACS.
Ainsi, vu l’entrée en vigueur du SYCEBNL depuis deux (02) mois, l’obligation de la mise en place de la comptabilité, il est impératif de procéder à l’acquisition d’un logiciel comptable pour faciliter la gestion comptable et financière de ACS.
III. Objectifs de la mission
Objectifs généraux
L’objectif de la mission est d’assurer l’acquisition d’un logiciel comptable adapté Au SYCEBNL pour ACS.
Objectifs spécifiques
- Paramétrer le logiciel,
- Mettre en réseau le système d’information,
- Former le personnel sur le logiciel et le SYCEBNL
- Résultats attendus
- Le logiciel de la comptabilité de ACS est acquis et paramétré suivant les fonctionnalités.
- Le système d’information est en réseau.
- Le personnel finance et comptable est formé sur le logiciel et SYCEBNL.
- Lieu et Délai de Livraison
La livraison du logiciel se fera à Lomé au Togo au siège de ACS situé à Bé-Ahligo en face de l’école saint PIERRE.
Le délai de livraison est de 30 jours maximum après la signature du contrat.
- Préparation et soumission des offres
a- Composantes de l’offre
Cet appel d’offres restreint a pour objet de sélectionner une structure qui assure l’installation d’un logiciel de la comptabilité, la mise en réseau du système d’information et la formation du personnel sur le logiciel et le SYCEBNL.
Le cabinet devra soumettre une facture pro forma détaillée précisant les fonctionnalités du logiciel, le délai de livraison, le prix TTC, les modalités de paiement, la garantie offerte et la formation du personnel.
b- Fonctionnalités minimales
Le logiciel étant destiné à faciliter la gestion des activités de la comptabilité de
ACS, il devra être capable d‘exécuter les fonctionnalités suivantes :
- Plan comptable
- Plan de tiers fournisseurs / partenaires
- Comptes analytiques (Projets – activités de projets)
- Journaux de banques [surtout celles dédiées aux projets]
- Journaux de caisse
- Journaux (Opérations diverses, Salaires…)
- Balance générale
- Balance analytique / Rapport financier
- Budget
- Suivi budgétaire des projets
- Enregistrement des opérations dans le journal dédié à chaque opération
– Ventilation dans les comptes généraux appropriés
– Ventilation des montants dans les comptes analytiques appropriés
– Affectation des fonds par postes budgétaires
- Utilisation de filtres dynamiques pour obtenir les données spécifiques nécessaires
- Rapport intégré à Microsoft Excel
- Habilitation fonctionnelle
- Inventaires
- Processus d’inventaire
- Les ouvertures/clôtures d’exercice et l’archivage des données ;
- La sauvegarde des données ;
- Les possibilités d’import et d’export des données ;
- La génération du fichier des écritures comptables ;
- La conformité à la réglementation fiscale
- Fournir tous les matériels nécessaires à l’installation et au paramétrage du Logiciel.
- Renforcer les capacités du personnel de ACS sur le logiciel fourni
Quantité :
01 unité
Délai de livraison : La livraison interviendra dans un délai de (30) jours au plus tard à compter de la date de notification du marché.
Garantie : Le fournisseur s’engage à accompagner la structure dans l’utilisation du logiciel durant une période d’un an au moins.
Réception : La signature du bordereau de livraison constatera la livraison du logiciel.
Dispositions diverses : ACS se réserve le droit de faire une expertise du logiciel livré et de rejeter le logiciel non conforme aux fonctionnalités techniques.
VII. Participation
La participation à la concurrence est ouverte aux fournisseurs.
Les offres doivent être déposées sous plis fermés au secrétariat de Action Communautaire pour la Santé (ACS), dont les coordonnées sont les suivantes :
Bè Ahligo, 70 Rue Assassa, BP 6173 Lomé Togo, Tel +228 92 07 95 55 /+228 96 67 22 81
E-mail : : actioncontrelesidatogo2@yahoo.fr/ actioncomsante@gmail.com
Portant mention « Acquisition d’un logiciel comptable »
Date de lancement : 22 Mars 2024
Date limite de dépôt de l’offre : 01 Avril 2024 à 16 h00
VIII. L’offre et les conditions
L’offre comprendra les éléments suivants :
– Une petite présentation de la société soumissionnaire
– Les documents légaux d’enregistrement
– Une facture proforma détaillée
L’offre devra être reçue au plus tard le 01 Avril 2024 à 16h00. Les offres Soumises en retard ne seront pas acceptées.
Conditions de l’offre :
- Tous les documents et informations donnés par le soumissionnaire devraient être clairs et sans aucune ambiguïté
- Les modifications et ajouts aux documents, en particulier la description du service et les conditions contractuelles ne sont pas autorisées. Cela s’applique en particulier aux propres modalités générales du prestataire
- L’offre doit être complète et inclure le prix et toutes les informations et explications requises
- ACS se réserve le droit de demander des informations complémentaire Eligibilité
Cet appel d’offres est ouvert de manière égale à toute personne physique ou morale et à toutes les sociétés qui ont la qualification et sont capables d’assurer la vente et la formation du logiciel comptable demandé par ACS.
- Période de validité
Les soumissionnaires s’engagent à déposer des offres qui seront valables pour une
Période de 30 jours à compter de la date limite de soumission des offres.
- Langue
Le français est la langue dans laquelle les offres seront rédigées et ainsi toutes les correspondances entre ACS et le cabinet.
- Devise
Les offres doivent être soumises en franc CFA.
- Modification ou retrait des offres
Les soumissionnaires peuvent modifier ou retirer leurs offres par une notification écrite avant la date limite de soumission des offres. Passé cette date, aucune offre ne pourra plus être modifiée et tout retrait de l’offre entraine la non-participation définitive au processus d’appel d’offres.
- Coût de préparation des offres
Le soumissionnaire prendra en charge l’ensemble des coûts liés à la préparation et au dépôt de son dossier. ACS ne sera en aucun cas responsable des dits coûts indépendamment du déroulement ou du résultat de la procédure de sélection.
- Modalités de payement
Le paiement sera fait par chèque barré au nom de la structure. Pour tout renseignement, appeler 228 92 07 95 55 /+228 96 67 22 81
La Directrice Exécutive
DEGBE Akouvi Dzodjina
